Работа мечты. Каким должен быть идеальный офис? | Читать design mate

Улучшение условий труда офисных работников

Согласно результатам исследования, причиной каждого третьего увольнения среди офисных работников (включая менеджеров среднего и высшего звена) является постоянный стресс, испытываемый на службе. Примечательно, что к факторам стресса опрошенные отнесли не только перипетии своей служебной деятельности или «внутриофисной» жизни, но и недостаточно комфортные условия труда. Например, плохую шумоизоляцию и раздражающие посторонние звуки, духоту и повышенную температуру воздуха, неправильно организованную планировку и освещение офиса и пр. «Текучка», чем бы она ни была вызвана, всегда опасна для компании, т.к. может нанести серьезный вред ее работоспособности и даже пошатнуть ее положение на рынке.
Попробуем понять, как нужно подойти к обустройству офиса, чтобы оградить себя от случайных кадровых потерь, а заодно – повысить производительность офисного труда, что тоже отнюдь не маловажно.

Свежий воздух – в каждый офис

Вы никогда не замечали, что некоторые офисы вам хочется покинуть буквально с первого же момента их посещения? Причем даже в том случае, если их обитатели вполне дружелюбны и благосклонны к посетителям. А причиной всему – «спертый» воздух и некомфортно высокая температура в помещении. Согласно действующим нормативам, при условии 8-часового рабочего дня температура воздуха в офисных помещениях не должна превышать +28°C. Каждые «лишние» полградуса сокращают допустимое время работы персонала примерно на час. При +32,5°C работать можно всего один час, а выше – нельзя вообще.

А теперь давайте вспомним, что летом в некоторых российских офисах температура воздуха поднимается до +35°C и даже выше.

К сожалению, количество специализированных офисных зданий, оснащенных эффективными системами приточно-вытяжной вентиляции и центрального кондиционирования, ограничено, да и аренда помещений в таких комплексах «влетит в копеечку». Однако это не значит, что нужно смириться с духотой. «В наши дни существуют компактные системы кондиционирования буквально на все случаи жизни, – говорит Владимир Свиридов, технический специалист компании «Евроклимат-Регион» (официального дистрибьютора в России компании GREE, ведущего мирового производителя оборудования для кондиционирования воздуха). – Например, для маленького офиса будет достаточно обыкновенной мультисплит-системы (кондиционер, в котором один наружный блок обеспечивает работу 2-4 внутренних).

Для помещений средней площади (50-120 м2) хорошим решением станут кассетные кондиционеры, монтируемые в подвесном потолке, как светильники. Кстати, это позволяет обойти многие проблемы, связанные с расстановкой мебели и размещением рабочих мест. Для организации эффективного воздухообмена и поддержания комфортного микроклимата в больших многокомнатных офисах можно использовать канальные или мультизональные системы. Они способны обеспечить работу до 32 внутренних блоков, «разбросанных» в радиусе до 125 метров, с помощью всего одного достаточно компактного наружного. К тому же канальные кондиционеры обеспечивают и приток свежего воздуха в помещения».

Ну а чтобы мощность системы кондиционирования не расходовалась понапрасну, в офисах следует использовать оборудование с минимальным тепловыделением. Например, компания D-Link разработала специальную технологию Green Ethernet, позволяющую сократить энергопотребление и тепловыделение офисного сетевого оборудования на 45-80%.

Против шума есть приемы

Еще одна характерная болезнь многих современных офисов – высокий уровень шума. Он является причиной стрессов, повышает утомляемость и снижает работоспособность персонала. Иногда шум способен вызывать физиологические нарушения в организме, психические расстройства, скачки артериального давления и даже частичную потерю слуха. Что и говорить, все это не лучшие сопутствующие факторы для нормальной офисной работы.

Прежде всего необходимо избавиться от посторонних звуков извне. Согласно требованиям действующих нормативов2, уровень шума в административных зданиях не должен превышать 50 дБ. Однако на оживленных улицах, куда выходят окна многих офисов, он часто достигает 80 дБ. Решить эту проблему помогут пластиковые окна. «Обычное окно из ПВХ со стандартным двухкамерным стеклопакетом снижает уровень шума на 25-30 дБ, – объясняет Рафик Алекперов, руководитель отдела по работе с клиентами ТД ПРОПЛЕКС, эксклюзивного поставщика оконного ПВХ-профиля по австрийским технологиям. – В особо сложных ситуациях (например, если рядом расположена автомагистраль) можно установить окна с повышенной звукоизоляцией. Для этого сегодня применяются различные технологические решения: увеличение расстояния между стеклами до 15-20 мм, использование стекол разной толщины (что исключает резонансные явления), многослойных наружных стекол (триплекс), покрытых специальной защитной пленкой».

Также качественные окна значительно улучшат теплоизоляцию офисных помещений в холодное время года.

Однако нельзя забывать и о шумах внутреннего происхождения. Так, в офисах следует использовать оборудование и оргтехнику с низким уровнем шума. Например, особая конструкция лопастей вентилятора внутреннего блока кассетного кондиционера GREE Cassette Type делает его работу практически бесшумной. Особое внимание следует обратить и на компьютеры – традиционных «возмутителей спокойствия» в офисах. Например, компания Shuttle представила в конце 2009 года целую линейку полностью бесшумных офисных компьютеров в компактном исполнении и без единого вентилятора. Как нетрудно догадаться, они характеризуются еще и пониженным энергопотреблением, а потому практически не нагревают воздух.

Остается еще одна проблема – шум, производимый самими работниками офиса. Как от него избавиться, мы расскажем в следующей части нашего повествования.

Каждому – собственный угол

А заодно ответим на вопрос: как лучше (и правильнее) всего организовать офисное пространство? С одной стороны, использовать имеющиеся помещения нужно максимально эффективно, т.к. арендная плата год от года растет и «съедает» немалую часть бюджета практически любой компании.

В то же время каждому сотруднику нужно создать комфортные условия для продуктивной работы. Согласитесь, довольно трудно сосредоточиться на текущих делах, если к вам постоянно кто-то «заглядывает через плечо». Неудивительно, что популярные сегодня «открытые пространства», когда все сотрудники сидят в общем зале, многих из них не устраивают. «На работе мы проводим до 70% своей жизни и хотим иметь возможность уединиться, поставить на стол свою кружку, фотографию близкого человека или ребенка, приятные сувениры», – считает Дмитрий Агапкин, директор компании «Плаза Девелопментсервис» (Самара). Согласны с этим и психологи, которые утверждают, что человеку обязательно нужно личное пространство, где он будет чувствовать себя комфортно.

Решить эту проблему, а также снизить уровень внутренних шумов помогут офисные перегородки. С их помощью можно обустроить и нужным образом распланировать практически любое помещение. В наши дни перегородки встречаются нескольких типов. Например, стационарные – от пола до потолка – внешне ничем не отличимы от настоящих стен. С той лишь разницей, что при необходимости их можно с легкостью демонтировать и перенести в любое другое место, за считанные часы произведя полную перепланировку помещения. Такие решения допускают использование самых настоящих дверей и позволяют обустраивать полноценные кабинеты для менеджеров. Сотрудники рангом пониже также могут рассчитывать на собственный угол. Обычно для этой цели используют так называемые мобильные перегородки, высотой примерно в человеческий рост. А чтобы офис не становился похожим на запутанный лабиринт, мобильные перегородки придумали делать наполовину прозрачными. Сидя на стуле, вы недоступны для посторонних взоров, а встав, можете видеть, что происходит вокруг. Есть у мобильных перегородок и еще одно преимущество: они облегчают вентиляцию помещения, так как воздушное пространство остается общим.

Наконец, в самом крайнем случае, когда других решений нет, можно использовать настольные перегородки или экраны (например, Quasar-SCREEN), высотой обычно около 500 мм. Кстати, часто они выполняют еще и функцию магнитной доски.

Также нужно помнить, что офисы, принимающие большое число посетителей, следует разделять на две, по возможности изолированные друг от друга, функциональные зоны – Front-office и Back-office. Первая выполняет представительскую функцию и предназначена для работы с клиентами, а вот во вторую доступ посторонних должен быть ограничен.

Выделив каждому сотруднику собственный угол, нужно позаботиться о том, чтобы все эти углы были хорошо освещены, так, чтобы можно было легко и точно распознавать малейшие детали изображения или текста на бумаге или экране монитора.

Сегодня различают два подхода к организации освещения рабочего места, которые могут применяться в комбинации: использование прямого и отраженного света. Если направленно освещать каждое рабочее место, то все помещение в целом может оказаться достаточно темным. Если же свет достигает рабочих мест, предварительно отразившись от потолка и стен, то полученный эффект может оказаться ослаблен нечетким восприятием пространства. Комбинирование прямого и отраженного света сочетает в себе преимущества двух разных подходов и позволяет избавиться от их недостатков, так как обеспечивает эффективное освещение рабочих мест и создает благоприятную световую среду в помещении. Одним из примеров могут служить подвесные офисные светильники, перекрывающие пространство внизу (прямой свет) и одновременно освещающие потолок (отраженный свет). Также становятся все более популярны источники мягкого света, близкого по своим свойствам к дневному.

В дополнение к общему освещению может по необходимости использоваться локальное, на рабочих местах. Также возможно применение подсветки стен, которая улучшает восприятие пространства, особенно при открытой планировке.

По моему самый лучший офис в мире — Офис GOOGLE в Тель-Авиве. Нажмите на картинку и наслаждайтесь!

 

Дизайн интерьера офиса выполняет несколько задач. Сотрудники должны находиться в удобных, комфортных условиях, но при этом атмосфера должна мотивировать к работе. Помещения, где проходят переговоры с партнерами, заказчиками или покупателями, должны максимально раскрывать все преимущества компании, ее потенциал, и максимально содействовать успеху ваших переговоров.

  • При проектировании офиса обязательно учитывают следующие факторы:
    • специфику деятельности заказчика;
    • количество сотрудников;
    • наличие или отсутствие постоянного потока клиентов;
    • взаимодействие между различными отделами компании;
    • работают ли сотрудники индивидуально или в группе.
  •  

  • Выделяют три типа организации офисного пространства: открытый, закрытый, и комбинированный.
  • Открытый тип офисного пространства позволяет сэкономить как на капитальном строительстве и ремонте, так и на потреблении электроэнергии, кондиционировании и прочих инженерно-технических коммуникациях. Большим «плюсом» является возможность свободно добавлять или убирать рабочие места. Рабочие группы отделяются друг от друга перегородками. Такое зонирование позволяет максимально эффективно использовать ограниченное рабочее пространство. Немаловажный «плюс» для руководителя – возможность контроля всех сотрудников. На практике чаще всего встречается комбинированный тип офиса. Рядовые сотрудники сидят в общем пространстве, разделенном перегородками на отдельные функциональные зоны. Высший управленческий состав и бухгалтерия работают в отдельных кабинетах.

  • Располагайте в одном общем помещении отделы, функционально связанные между собой.
    Руководителям необходимо помнить, что в то время, как людям, занятым общим делом, но рассаженным по разным кабинетам, будет очень неудобно взаимодействовать друг с другом. В общем зале комфортнее всего работать сотрудникам отдела продаж, специалистам по обслуживанию клиентов и службе техподдержки, а также дизайнерам и архитекторам. Их офисы почти всегда представляют собой общую студию.
  • Эргономика в офисе.
    По СанПиН, на одного человека предусмотрено около 5 квадратных метров. В реальности не каждая компания, особенно с ограниченной и дорогостоящей площадью, может себе это позволить.

    В итоге – перегруженность и скученность рабочих мест. В этом случае психологи рекомендуют работодателю даже на ограниченной площади создавать такие условия, в которых люди, с одной стороны, ощущают себя единой командой, а с другой– сохраняют личное пространство.

  • Основной проблемой офисов с открытой планировкой является звукоизоляция.
    Отсекать звук могут перегородки. Их часто делают из стеклопакетов. Высота таких перегородок– 1,2–1,5 метра. На уровне сидящего человека они создают отдельную зону для определенной рабочей группы, не распространяют звук дальше. Никто никому не мешает. Необходимость разделения общего пространства зависит от специфики работы сотрудников. Творческим группам нет надобности отгораживаться перегородками. У них постоянно идет общее обсуждение. Люди взаимодействуют, работают на одну общую задачу, и перегородки будут только мешать. Но, например, юридической компании открытый тип совершенно не подходит. Ее деятельность подразумевает приватные разговоры, частные консультации. Кабинетная система больше подходит для обеспечения конфиденциальности переговоров.
  • Кабинет руководителя.
    В его оформлении обычно исходят только из вкуса руководителя. Дизайн интерьера может многое рассказать посетителям. Он дает характеристику владельца. Следует повесить самые важные дипломы, грамоты и награды компании. Или фотографии самых больших, интересных, важных проектов, побед, открытий, дел компании. Можно поставить фотографии семьи. Сразу понимаешь, что перед тобой человек надежный, твердо стоящий на ногах. Если ваш бизнес связан с творчеством, красотой и дизайном- то ваш кабинет обязан быть сделан со вкусом, достаточно современно и интересно. Если у вас крупная компания – по правилам нужно сделать свой собственный туалет с душевой и комнату для отдыха, с одежным шкафом, где может быть запасной костюм, и другая одежда.
  • Уделите особое внимание встрече клиентов и их удобству.
    Посетителя надо встречать с улицы. Во-первых, нужны указатели, чтобы человеку не приходилось искать. Бывает, что сотрудники выходят встречать заблудившихся клиентов. Лестница должна быть гладкой и не скользкой. Это особенно важно зимой. Если вы хотите, чтобы входная дверь была закрыта – поставьте самозакрывающийся механизм (доводчик). Недопустимо вешать бумажки «Работает кондиционер, закрывайте дверь». Не нужно портить настроение клиенту.
  • Во входной зоне должен быть диван и журнальные столики.
    Разложите на них свои буклеты, профессиональные журналы с вашими публикациями. Это дополнительная реклама, которую обязательно будут читать (во время ожидания). Сделайте ожидание приятным – повесьте телевизор. Пусть он показывает новостные каналы, ваш корпоративный ролик, или тематически подходящий документальный фильм. Также нужен указатель санузла. Спрашивать о нем может оказаться неудобным для посетителя. Внутрифирменные указатели можно сделать интересными, веселыми. Чтобы посетителю было не скучно и интересно ожидать, можно в оформлении обыграть историю компании, повесить работы художников, тематически близкие к деятельности вашей компании.
  • Зоны отдыха для работников должны быть обязательно.
    Организуйте маленькие кухни, где можно приготовить чай/кофе. Если есть возможность, сделайте места отдыха и во дворе: скамейки, фонтанчики, зеленая зона. А также место , где можно позаниматься спортом — например тренажеры, настольный теннис, площадка для мини-футбола (во дворе). А также одна из последних тенденций – место для максимального релакса в обеденный перерыв. Комнаты с приглушенным светом, например аквариумом, с максимально удобными креслами (лучше с массажем), где можно в обеденный перерыв качественно расслабится. А тем, кому далеко добираться до работы или кто работает сверхурочно – возможность вздремнуть в обеденный перерыв. Все это сильно мотивирует работников, дает им отличные условия для интенсивной работы.
  • Зал для конференций.
    В идеале зал для конференций должен располагаться неподалеку от выхода, чтобы посетителям не пришлось блуждать по всему офису в его поисках. Важно чтобы в этом помещении было оборудование, необходимое для проведения презентаций, такое как экран, телевизор, ноутбук, видео-монитор, flip- chart и т.п. Мебель и окружающая обстановка должны быть спроектированы таким образом, чтобы участники конференции могли общаться друг с другом.
  • Делопроизводство и документирование — обязательная составляющая работы любого предприятия или фирмы. Поэтому без закупки канцтоваров не обходится ни один офис, и выбор канцелярии является обязательной задачей офис-менеджера. Если вы не можете сориентироваться, какие канцтовары купить в обязательном порядке, а в чем сотрудники нуждаться не будут, ознакомьтесь со списком канцелярских принадлежностей для офиса.

    Список канцелярских принадлежностей для офиса

    К канцтоварам относятся:

    • бумага и картон,
    • ручки и карандаши,
    • стирательные резинки,
    • точилки для карандашей,
    • линейки,
    • циркули,
    • фломастеры и маркеры,
    • корректоры,
    • блокноты и тетради,
    • чернила и краски,
    • дыроколы, степлеры и антистеплеры,
    • скрепки и канцелярские кнопки,
    • конверты,
    • скоросшиватели,
    • стикеры,
    • файлы и папки,
    • чернильные картриджи,
    • открытки и приглашения,
    • календари,
    • калькуляторы.

    Какие канцелярские принадлежности нужны в обязательном порядке

    К канцелярским принадлежностям, без которых в принципе невозможно ведение делопроизводства, в первую очередь относится бумага.

    В первую очередь это бумага формата А4. Также сотрудникам офиса может потребоваться небольшие по размерам листы для записей, или бумага специального формата — для изготовления открыток, бланков и т.д.

    Для систематизации и упорядочивания имеющейся документации будут необходимы папки (прозрачные, с разделителями и зажимами), сегрегаторы , файлы для отдельных листов, а также настольные контейнеры, лотки, органайзеры и боксы для документов.

    Они позволят избежать ежедневной путаницы и создать порядок в текущей документации, будут незаменимы при хранении архивов и помогут сэкономить время, которое ваши сотрудники тратили бы на бесконечные поиски нужных им документов.

    Помимо организации документооборота, папки могут стать частью имиджа компании и подчеркнут тот факт, что к документам — договорам, накладным, деловым письмам в вашем офисе относятся действительно ответственно. Ну и конечно же, дорогие кожаные папки необходимы руководителю, который будет пользоваться статусным аксессуаром на деловых встречах, выставках и форумах.

    В списке канцтоваров для офиса, безусловно должны присутствовать письменные принадлежности: ручки, маркеры, карандаши. Так как они расходуются очень быстро, закупать их лучше оптом, в достаточном количестве. Работникам офиса также не обойтись без точилки, линейки, клея, ластика, скотча, скрепок и кнопок.

    Поставленные руководителем задачи будут выполняться быстрее, если в арсенале ваших сотрудников будут такие необходимые мелочи, как степлеры и антистеплеры, дыроколы. Кроме того, для работников офиса потребуется купить календари и ежедневники, которые помогут планировать рабочее время.

    Для того чтобы организовать стабильную работу офиса, не стоит откладывать закупки и ждать, когда канцелярские принадлежности закончатся. Найдите надежного поставщика, который будет регулярно и своевременно поставлять канцтовары. Обеспечьте сотрудников всем необходимым и создайте в офисе комфортные условия для работы.

    Опубликовано: 25.04.2016

    Переедание часто имеет под собой такую причину, как стремление привести в равновесие свой ум и тело после каких-то перенесенных эмоций

    Обычно западные страны считают главным `одаривателем` материальных благ и научного прогресса, но если посмотреть более внимательно, Индия дала миру гораздо более важные ценности, недели те материальные удобства, что приходят нам с Запада

    Читать другие статьи

    Отслеживание почтовых отправлений с сервисом ГдеПосылка — простота и удобство контроля следования посылок по всему миру

    Секреты пользования калькулятором для расчета бухгалтерских услуг

    BrandBags заявляет о начале новой акции

    Московская Независимая Экспертиза запустила акцию по уменьшению цен на оценку недвижимости

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *