Как я использую Trello

Trello — это гибкий инструмент для организации того что угодно и с кем угодно.

Можете забыть о бесконечных электронных письмах, о программах по управлению проектами, неудобных для работы таблиц, а бумажные стикеры останутся в прошлом. Трелло можно назвать доской, с которой может работать ваша команда.

Плюсы системы:

  • Бесплатность;
  • Удобный и легкий интерфейс для работы, освоиться очень легко;
  • Есть доступ со всех устройств;
  • Присутствует возможность установки доп. плагинов;
  • Большой функционал;
  • Присутствует возможность работы разных команд над проектами компании.

Минусы системы:

  • Небольшой выбор интеграции с различными сервисами;
  • Отсутствует русский язык;
  • Выполненные задачи автоматически не удаляются, приходится делать это вручную.

Trello видео-обзор:

Расскажу как использую Трело в работе и в жизни. Будет полезно тем, кто думает об организации себя, рабочего времени и тому подобное.

Trello — программа для управления проектами

Трело делает три вещи.

  1. Создает и управляет карточками. Карточка в Трело работает — это как бумажный стикер, на котором можно написать что-то и прилепить на экран компьютера, чтобы не забыть. На карточке можно написать Задание, назначить дату, и тогда карточка появится в календаре, назначить ответственного человека, который будет получать уведомления, к карточке можно прикрепить файлы, ссылки и чек-лист и прикрепить закладку.
  2. Создает листы между которыми можно перекидывать карточки.
  3. Создавать и управлять досками. Доски в Трело — это как пробковая доска в офисе, на которую можно прикнопить стикер. В доску можно приглашать людей, тогда у доски будет командный доступ и так можно будет управлять процессами.

Используя эти три инструмента можно создавать любую удобную систему управления проектами. В Тиньков-Журнале редактор создает карточку со статьей, и ведет её по мере прохождения редакционных этапов. В проектах, когда нужно посчитать кто сколько сделал, создают доски, где видно кто сколько сделал для проекта.

Посмотрим на то, как я организовывал управление проектами.

Доска желаний

Чтобы не профукать цели и мечты, я контролирую их в Трело. Я кучу лет пытаюсь похудеть, и каждый год обещаю похудеть, я менял установки, я ставил четкие цели «похудеть на 10 кг». Но реальный прогресс пришел, когда я стал постоянно работать с карточками желаний.

Первого числа каждого месяца, у меня работа над стратегическим планом, целями на несколько месяцев. Я планирую бюджет, планирую загруженность, выходные.

В лист «мечтаю» заношу все, более-менее серьезное, но в чем я не уверен, что я действительно этого хочу.

Я не знаю, хочу ли я в Калининград. Вроде бы круто туда съездить, поэтому эту карточку я создал, и она лежит в «хочу», в эту карточку я скидываю фотографии, информацию о Калининграде и все такое, если информация по моему желанию превысит критическую отметку, я перенесу эту карточку в «делаю»

Здесь и сейчас я сфокусирован на тех желаниях, которые я точно хочу, здесь все что нужно, это достать нужное количество ресурсов. Чаще всего это деньги, но иногда это и другие вещи: договориться с друзьями о поездке, забрать палатку и прочее. Все что я выполнил и реализовал улетают в доску «сделано».

Доска саморазвития

Я хочу стать крутым, и поэтому тренируюсь, постоянно зарабатываю навыки, думаю над тем где облажался, ищу решения, опять лажаю и нахожу решения, так я зарабатываю навыки. Если посмотреть видео, прочитать книгу, посидеть на мастер-классе, навык сам собой не появится, будет просто какой-то грузовик со знаниями, который стоит в пыльном ангаре. Нужно постоянно выводить грузовик на свет, и использовать полученные знания.

В самой доске все просто. Записываю все что хочу, и в месяцах пишу когда я это достигаю.

Теперь, когда я записался на курс LHTL я понял, что этого недостаточно, каждая карточка-навык должна содержать проект, в котором я полностью реализую свой навык. В верстке, сейчас, это правильные шрифты на всех моих ресурсах, и умение создавать и быстро редактировать страницы.

Доска работа

С этой доской работаю каждый день. В ней три зоны: что Сделал, что делаю, и что буду делать.

В Сделано за неделю, переношу карточки с заданиями, которые я выполнил, или которые стали неактуальными. Если задача стала неактуальной помечаю её «-», если за задачу я должен получить деньги, помечаю «₽».

Чем проще написано задание на карточке, тем лучше. Чем меньше ребусов в виде «-», «+» и «₽» тем лучше. Поэтому я не использую цветные метки, они как бы есть, но я их использую, как декорацию.

Неделя разбита попарно (пн/вт, ср/чт, пт/сб), это для того, чтобы сделать доску короче, и для того, чтобы не падать в микроменеджмент. Задачи в эти листы попадают в понедельник утром. Листы заполняются по единственному правилу «я должен успеть выполнить все задачи». Лучше внести 3 задачи, которые легко выполнишь, и у тебя станет больше времени, чем смотреть на задачи, которые болтаются как говно в проруби.

Отдельная работа с «ToDo».

20-30% моего рабочего времени, я пишу статьи. У меня нет проблем с «Я не знаю о чем писать», потому что в этом листе у меня всегда есть 20-30 тем, на которые можно писать.

Я определил интересные мне темы: кофе, менеджмент, маркетинг. После этого я живу своей жизнью, как только я понимаю, что можно было бы рассказать о чем-то, или когда я читаю что-то, что потом оказывается шлаком, я понимаю, что можно написать на эту тему, но лучше, тогда я создаю карточку в Трело и описываю о чем это.

Этой карточке ещё рано для статьи. Мне нужно сначала сделать домашнее задание, затем писать. Домашнее задание — это поиск ответов но вопросы, которые я ставлю в статье. Если тема появилась, потому что меня разозлила чужая статья, я изучаю, почему меня эта статья разозлила. После того, как я выполняю домашку, я могу написать статью за пару часов, если домашку не сделать, можно месяц проторчать над написанием.

Месяц на то, чтобы тухнуть над статьей? Нет уж, спасибо!

Когда я не понимаю о чем статья я её откладываю и занимаюсь другими делами или иду выполнять домашку. Но чаще делаю что-то другое, например пишу на другую тему, где я сделал домашку.

Телеграм бот

У Трело есть мобильное приложение, в котором можно делать все то, что и в «большой» версии, но я предпочитаю работать, через телеграм бот. Это на мой взгляд быстрее. Бот, находится по адресу: t.me/trello_bot

Теперь с ним нужно подружиться и синхронизоваться. Бот тоже что-то дофига умеет, а я использую его только для создания карточек.

Открываете чат → тегаете бота, через «@» → пишете свою задачу → и выбираете в какой лист его поместить.

Нужно тренировать знания, чтобы появились навыки

Trello – это именно то, чего Вам не хватало, чтобы успешно реализовать свой проект. Вы являетесь руководителем компании и хотите обеспечить себе и подчиненным комфортную работу над новой задачей? Или, быть может, Вы курируете группу студентов, выполняющую совместный проект или просто готовящуюся к сессии? В этих и в множестве других случаев Trello станет для Вас отличным помощником!

О программе

Trello – это специальный сервис, помогающий организовать и структурировать коллективную работу над различными проектами. Разработчики не реализовали десктопную версию клиента, но это сделал независимый разработчик Daniel Chatfield.

Его приложение не является мультиплатформенным, да и, к тому же, работает не на всех версиях Windows. Вы сможете установить Trello на компьютер с Windows 8 или более свежей ОС.

Принцип работы

Работа с Trello основывается на создании рабочей области — специальной «доски» (напоминающей те, что зачастую используют для стикеров, фотографий и календарей) и генерировании множества поручений в виде «карточек». Администратор проекта может приглашать в него других пользователей, отправляя им ссылку на регистрацию (поддерживается авторизация через соц. сети), раздавать полномочия всем участникам проекта и определять исполнителя для того или иного задания.

Возможности

Все созданные карточки разрешается модифицировать — прикреплять к ним ссылки и медиафайлы, вписывать туда новые пункты, комментировать их, перемещать по доске или добавлять в различные тематические списки или разделы. Кроме того, руководитель проекта может менять оформление рабочей панели, вести журнал, где отмечаются выполненные задачи, и синхронизировать проекты в Trello с облачными хранилищами.

Ключевые особенности

  • работает на Windows, начиная с 8 и выше;
  • удобная реализация виртуальной рабочей области для группового проекта;
  • возможность приглашать новых участников в проект с помощью ссылки;
  • распределение рабочих карточек по тематически разделам;
  • синхронизация с облачными хранилищами.

Как управлять задачами? Как разделить рабочие проекты и дела по дому? Различные методики GTD развёрнуто отвечают на ваши вопросы.

Записывайте всё, выписывайте три важных дела на день, делите по срочности, дедлайнам. Мой опыт подсказывает, что всё это правильно, но не работает. Кнопки «Сделать всё хорошо» и здесь нет. Мало выбрать и внедрить систему GTD, необходимо понять, где заканчиваются простые списки дел и начинаются проекты, для которых вам, возможно, придётся придумать свою собственную СRM.

Долгое время я вёл все свои задачи и рабочие проекты в Wunderlist. Замечательная программа, хорошо продуманная структура каталогов… В итоге я работал лишь с одним списком — входящими задачами. А между тем в других порой оказывались забытыми сохранённые ссылки, идеи для постов и многое другое. Осознав эту проблему, я оставил только INBOX. Результат — всё перед глазами, но всё в кучу. Важные рабочие задачи смешивались с заметками типа «позвонить Саше» или «купить замок». Хранить десяток-другой ссылок-идей для блога в общем списке тоже оказалось плохой идеей и они перекочевали в одну задачу. Где и благополучно забывались .

Перепробовав ещё несколько программ и концепций GTD, я понял пора разделять задачи не только по категориям, но и даже по сервисам. Мухи — отдельно, котлеты — отдельно.

Задачи

Под мухами я тут понимаю небольшие задачи типа «Сходи туда», «Купи это», «Начни работать на тем-то», а так же заметки из разряда «Название книги/фильма/сериала». Всё это может комфортно храниться, например, в Wunderlist. Я взял за основу уже один раз описанную мною систему GTD и убрал из неё всё, что хоть как-то касалась работ и блогов. Получилось следующее:

1. ВХОДЯЩИЕ (INBOX). В этот список попадают все дела, заметки и идеи. Основной принцип — эти задачи или должны быстро решаться, или должны перейти в другой список. Например, если мне нужно написать огромный текст для Хабра, то я пишу «Начать писать… », а не просто тему. Сел работать — закрыл задачу. Казалось бы, что такие важные дела легко держать в голове, но это не так — всегда есть вероятность что-либо забыть.

2. POSTPONED. Некоторые задачи повторяются регулярно или требуют к себе внимания через месяц или даже год. Эта категория как раз создана, чтобы не захламлять общую ленту. Однако, надо не забывать ставить на каждую такую задачу напоминание.

3. HOTSPOT. Это не дела — это цели. На месяц, на год, на пять лет. Научиться чему-то новому, куда-то поехать… Полезно держать это перед глазами.

4. CONTENT. Если мне советуют фильмы, сериалы, книги, статьи, то я сохраняю названия в этой категории.

Была сохранена концепция ведения «все задачи перед глазами», но убран весь «шум». Дзен ведения задач достигнут, осталось разобраться с рабочими проектами.

Проекты

Да, теперь, собственно, котлеты. Под ними я понимаю все крупные проекты, которые я веду. Работа — это проект, блог — проект, хобби… Ну, вы поняли. Любое дело можно и нужно рассматривать как собственный проект. Конечно, тут важно не наплодить их с десяток, чтобы потом не безнадёжно запутаться. Например, у меня есть два основных направления работы:

1. Технический писатель. Постоянно обновляющиеся и поступающие задачи по технической документации на основной работе. Большой и, причём, командный проект.
2. Автор. Статьи для блога, Хабра, некоторых журналов и другие задачи на написание любых текстов.

Думаю, что моя логика тут ясна. Задачи, которые занимают много времени или просто схожи, должны быть объединены.

Осталось разобраться, как вести проекты. Для сервиса важны следующие параметры:

1. Простота. Если на создание задачи тратится больше минуты, но нафиг не нужна такая система.
2. Наглядность. Я должен всегда видеть к какому виду работ относится задача, этап исполнения и сроки дедлайнов.
3. Удобная кроссплатформенность. Если у сервиса отличный веб интерфейс и отвратительное приложение, то как с ним работать?
4. Интеграция с другими сервисами. Для меня важна интеграция с Google Drive.

Не буду вас утомлять подробностями выбора, а скажу сразу, что я остановился на уже знакомом мне сервисе Trello.

Trello

Trello — это виртуальная доска со списками карточек.

Каждая карточка — это задача. Карточки имеют множество возможностей. В них вы можете добавлять комментарии, загружать файлы, задавать дедлайны, назначать текстовые и цветовые метки.

Каждый список — состояние проекта. Например, вот рабочая доска Writing. Для неё есть 6 состояний проекта:


  1. Themes.Идеи и темы для текстов.
  2. To Do. Задачи, над которыми надо работать.
  3. In progress. Задачи в работе.
  4. Done. Готовые задачи.
  5. Posted. Опубликованные.
  6. Archive. Архив.

Последние два состояния сделаны для анализа собственной работы, а так же потому, что к некоторым темам я иногда возвращаюсь.

Такой принцип работы с Trello далеко не нов, но не все его используют. Карточки здесь создаются в Themes или же сразу в To Do, когда задача поступает срочно. Затем они кочуют из списка в список, проходя все этапы работы с задачей.

В Trello замечательно реализованы все  требования к системе управления проектами.

Для каждой задачи я присваиваю цветовую метку и выставляю срок исполнения. Если работа командная, то ещё задаётся исполнитель. В описании указывается необходимая информация и ссылки. Не так давно Trello добавили функционал интеграции с различными сервисами. В бесплатной версии можно подключить лишь один, но это мне как раз и нужно. Для больших текстов я прикрепляю документ в Google Drive. Если мне надо срочно сделать правки по тексту, то я сразу из приложения на смартфоне или с сайта перехожу к документу и начинаю с ним работать. Это ускорение на два-три шага.

Так же в Trello можно просто прикреплять файлы, создавать чек-листы, писать комментарии к задаче. Когда работаешь из разных мест и с различных устройств, такой функционал сильно упрощает жизнь. Конечно, можно хранить всё в папках любых облачных сервисов, но практика показывает, что при большой загруженности можно быстро вернуться к бардаку, от которого я так стараюсь избавиться.

Итого

Можно вполне легко прожить без всех этих сложностей с задачами и проектами. Записывать важные дела в ежедневник, не важные писать на стикерах и приклеивать к монитору. Что-то запоминать. Такая система опробована годами и отлично работает. Но если ваш список задач начнёт переваливать за одну страницу ежедневника и вы устанете переписывать их каждую неделю. Если за ворохом важных дел вы начнёте забивать на второстепенные или, что хуже, забывать о хороших идеях. Вот тогда вам следует задуматься о правильной системе управления задачами и проектами. Вы переберёте множество методик и выберете что-то своё. Надеюсь, что мой опыт и моя система помогут вам в этом.

Ссылки:

Похожее

Комментарии

comments

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *